Oktoberfest 2010
Situatie
Het concrete moment waarop de competentie mondelinge communicatie naar voren is gekomen, is het moment waarop samenwerkingspartners benaderd moesten worden. Hieronder vallen blaaskapellen, maar ook leveranciers, de scouting en de drukker van de promotieflyers en posters. Het doel was om zo min mogelijk kosten te maken maar wel hun medewerking te vragen. Wat mis dreigde te gaan was dat sommige zaken door mij te laat in gang werden gezet.
Taak
Mijn taak ten aanzien van de competentie mondelinge communicatie was de eventuele samenwerkingspartners op persoonlijke wijze te benaderen. Enkelen kende ik al uit vorige evenementen of uit persoonlijke kringen. Met mijn houding heb ik hen moeten overtuigen dat er sprake zou zijn van een win-win situatie.
Actie
Om de situatie aan te kunnen pakken ten aanzien van mijn taken heb ik diverse samenwerkingspartners benaderd. Vooraf heb ik de gesprekken voorbereid op papier, wat ik er tijdens het gesprek bij heb gehouden om niets te vergeten om te vragen of te zeggen. Bij gesprekken face to face heb ik vooraf ook in mijn hoofd opgenomen wat ik precies wilde zeggen en bereiken. Omdat de basis voor veel gesprekken hetzelfde was, heeft de voorbereiding niet veel tijd gekost. Om een win-win situatie te creëren voor beide partijen heb ik gedoeld op het verkrijgen van producten, denk hierbij bijvoorbeeld aan posters en het plaatsen van houten tafels en banken, om daarbij tegelijkertijd de logo's van de bedrijven te plaatsen. Op deze manier zou er voor beiden partijen een situatie ontstaan waarbij er een voordeel plaatsvond. Om een voorbeeld te geven is bijvoorbeeld het logo van de drukker geplaatst op de posters en flyers om zo een korting te creëren in de prijs.
Resultaat
Door mijn actie kon ik mijn gesprekken goed voorbereid voeren, waardoor ik door middel van mijn houding kon overtuigen. De gesprekken waren uiteindelijk geslaagd en voor beiden partijen zijn de diensten positief uitgepakt. Hier hield ik zelf een goed gevoel aan over, maar ook mijn bazin tevens opdrachtgeefster was positief in verband met het drukken van de kosten.
Terugkoppeling
Ik vind dat ik het goed heb gedaan. Ik heb gebruik gemaakt van bestaande contacten, maar ook nieuwe samenwerkingspartners benaderd. Ik heb voor elkaar gekregen wat de bedoeling was en heb gehandeld naar de zin van beiden partijen. In een volgende situatie zal ik sommige zaken eerder in gang zetten, waardoor er minder druk zal staan onder de gesprekken en ik minder eisen hoef te stellen waardoor het sluiten van deals gemakkelijker zal verlopen.
Oktoberfest 2009
Situatie
Het concrete moment waarin de competentie zichtbaar is geworden was op het moment dat ik twee verkoopgesprekken heb gevoerd met betrekking tot de inkopen van het voedsel en de drank en de huur van de tapwagens en koelkasten voor het Oktoberfest. Hierbij waren de vertegenwoordigers en ik betrokken. De gesprekken zijn uiteraard apart gevoerd. Eén gesprek is gevoerd met Thijs Posthuma, vertegenwoordiger van groothandel Willie Robben B.V., professionals in food & non-food. Het andere gesprek dat ik gevoerd heb was met Eric Naaijkens vertegenwoordiger van het biermerk Grolsch. Mijn doel was om de benodigdheden voor het Oktoberfest zo goedkoop mogelijk, liefst gesponsord te verkrijgen. Wat er dreigde mis te gaan was mijn onervarenheid. Dit was de eerste keer dat ik een verkoopgesprek voerde en wist niet wat ik kon verwachten.
Taak/taken
Mijn taak ten aanzien van de competentie was eigenlijk gelijk aan mijn doel: de benodigdheden voor het Oktoberfest zo goedkoop mogelijk, liefst gesponsord te verkrijgen. Als voorbeeld de win-win situatie met Grolsch. Doordat op het moment van het gesprek de posters en flyers al gedrukt waren, met als afbeelding mezelf in een tirolerpak, bierpullen met het logo van Grolsch naar de voorgrond en het logo nogmaals vermeld op de poster, was dus duidelijk dat er op die manier al reclame was gemaakt voor Grolsch. Hiermee was er duidelijk sprake van een streepje voor. Doordat op de poster, in combinatie met mijn verhaal waarin mijn doel en visie duidelijk werden, Grolsch meerdere malen naar voren kwam, heb ik de klant kunnen overtuigen door middel van mijn houding. Doordat niet mijn bazin en tevens opdrachtgeefster de gesprekken heeft gevoerd, maar mij dit heeft laten doen, als organisatorische van het Oktoberfest, was er sprake van een persoonlijke benadering. Echter konden de vertegenwoordigers hier ook lichtelijk om lachen, om met een zeventienjarige een verkoopgesprek te voeren.
Activiteit/actie
Om deze situatie, het voeren van de verkoopgesprekken en het goed laten verlopen hiervan, heb ik mij goed voorbereid. Dit door middel van mijn doel voor ogen houden, duidelijk voor mezelf op papier hebben staan wat ik graag wilde en wat ik nodig had. Hierbij heb ik echter hulp gevraagd van collega’s, puur voor extra ideeën en meer ervarenheid. Ik heb de situatie beëindigd door ten eerste de vertegenwoordigers hartelijk de hand te schudden, de koffie niet van het huis aan te bieden en vervolgens vol blijdschap een aantal onderdelen uit mijn ‘to do list’ afgetekenend.
Resultaat
Door mijn actie kreeg ik positieve energie. De gesprekken waren boven verwachting goed verlopen. Hierdoor kreeg ik extra zin om de puntjes op de i te zetten voor de rest van de voorbereiding van het Oktoberfest. De betrokkenen, namelijk mijn bazin en ook de rest van mijn collega’s die ook wel nieuwsgierig waren, reageerden zeer positief op de uitwerking van de verkoopgesprekken. Ik heb ervan geleerd minder onzeker te zijn over mondelinge communicatie. Wanneer ik zelfverzekerd over kom bij vertegenwoordigers/klanten, verloopt een gesprek vele malen gemakkelijker wat effectiever uitwerkt.
Terugkoppeling
Voor een eerste keer vond ik dat de verkoopgesprekken erg goed gingen. Ik heb de klant kunnen overtuigen van mijn doel, visie en ideeën. Ik ben tevreden met het resultaat omdat hierdoor, de onderhandelingen goed zijn gegaan en een hoop kosten zijn bespaard. Een volgende keer zou ik in een vergelijkbare situatie mijn best doen om minder zenuwachtig te zijn. Wanneer ik goed voorbereid ben en mijn doel goed voor ogen houd, kan er weinig verkeerd gaan.
